Кейсы

Как закрыть 80% обращений от участников форума без техподдержки?

Автоматизированная выдача персональных рекомендаций и сопровождение участников форума «ИИ — будущее сегодня» — на что еще способен AI-ассистент мероприятий на базе платформы Docora AI?

О проекте

Международный форум «ИИ — будущее сегодня» — крупная площадка, объединяющая экспертов, представителей бизнеса, органов власти и разработчиков технологий искусственного интеллекта. Для организаторов форума важно не только формировать качественную деловую программу, но и обеспечивать высокий уровень сервиса для участников на всех этапах взаимодействия с мероприятием.

При подготовке и проведении подобных мероприятий возникает большое количество однотипных запросов от участников. При этом 70–80% обращений связаны с базовой информацией, которую уже можно найти на сайте: место проведения, деловая программа, стоимость участия и другие организационные вопросы. Пользователи либо не могут быстро найти нужные данные, либо не хотят тратить на это время, ожидая получить готовый ответ за несколько секунд.

Для организаторов это становится важным конкурентным преимуществом. Современный форум должен не только предлагать качественный контент, но и обеспечивать высокий уровень цифрового сервиса для участников.

На этом фоне конгрессная компания ООО «Ивент Менеджмент Глобал» решила подключить AI-ассистента, который помог бы участникам быстрее ориентироваться в программе и получать ответы на вопросы в привычном формате диалога.

Задача

Перед командой CodeInside стояла задача создать удобный инструмент, который:
  • поможет участникам быстро получать ответы на вопросы,
  • снизит нагрузку на сотрудников оргкомитета,
  • дополнит цифровой сервис мероприятия,
  • подчеркнет технологичный характер форума, посвященного искусственному интеллекту.
«Одной из ключевых задач было снижение нагрузки на сотрудников за счет автоматизации ответов на типовые вопросы, информацию по которым участники могли получить самостоятельно в удобном формате. Это позволило сократить количество повторяющихся обращений и высвободить ресурсы команды для решения более сложных и приоритетных задач. Кроме того, форум посвящен искусственному интеллекту, поэтому использование подобных технологий стало логичным элементом его организации. Нам было важно сделать мероприятие более технологичным и обеспечить его соответствие заявленной тематике», — Марина Соболевская, генеральный директор конгрессной компании ООО «Ивент Менеджмент Глобал», организатора форума «ИИ — будущее сегодня».

Решение

Команда CodeInside разработала ИИ-ассистента мероприятия на базе платформы Docora AI. Ассистент был встроен в сайт форума в виде привычного чат-виджета. Пользователь мог открыть окно диалога на любой странице сайта и сразу задать интересующий вопрос.
Для работы AI-ассистента была подготовлена база знаний на основе материалов форума:
  • программы мероприятия,
  • информации о спикерах,
  • описаний секций,
  • организационной информации,
  • ответов на часто задаваемые вопросы (FAQ).
Участник мог задавать вопросы на естественном языке и получать ответы без необходимости искать информацию по сайту, открывать документы или обращаться к сотрудникам оргкомитета.

Например:
  • «Во сколько начинается регистрация?»
  • «Где будет проходить выступление по генеративному ИИ?»
  • «Что стоит посетить маркетологу?»
  • «Как найти информацию о спикере?»

Для участников предоставлялась альтернативная возможность воспользоваться ИИ-ассистентом через Telegram.
«Помимо предоставления информации о форуме, AI-ассистент помогал формировать персонализированные сценарии участия в мероприятии. Благодаря использованию LLM для обработки запросов, подхода RAG для поиска информации в базе знаний форума и алгоритмов рекомендаций с учетом интересов участников, он предлагал наиболее релевантные сессии, выступления и активности, помогая каждому выстроить оптимальный маршрут по программе форума», — Никита, AI-инженер команды Docora AI, CodeInside.

Как работает решение

В основе платформы Docora AI лежит технология RAG (Retrieval-Augmented Generation).
Перед формированием ответа система анализирует запрос пользователя, находит релевантную информацию в базе знаний форума и формирует ответ на основании актуальных данных.

Такой подход позволяет:
  • быстро актуализировать информацию,
  • предоставлять максимально релевантные ответы,
  • контролировать качество базы знаний.

Организаторам это дает возможность масштабировать поддержку участников без увеличения нагрузки на команду.

Результаты проекта

По итогам проекта были получены следующие результаты:
  • более 500 обращений к ассистенту в активный период проведения мероприятия;
  • около 80% обращений были успешно обработаны системой;
  • остальные 20% запросов были корректно переданы специалисту через механизм безопасной переадресации в связи с нестандартной формулировкой;
  • сотрудники оргкомитета отметили снижение количества повторяющихся организационных вопросов.

Особенно заметным оказался эффект по вопросам регистрации, логистики, гардероба, багажа и навигации по мероприятию.
«Результаты количественных замеров, как и наблюдения команды, показали, что количество типовых вопросов к сотрудникам, касающихся регистрации, багажа, гардероба и организационных моментов, заметно сократилось», — Марина Соболевская, генеральный директор ООО «Ивент Менеджмент Глобал».

Практические итоги проекта

Проект подтвердил, что ИИ-ассистент может стать полноценным каналом взаимодействия с участниками мероприятий.

Также были подтверждены факторы, которые способны повысить эффективность подобных решений:
  • заранее анонсировать ассистента в коммуникационных каналах;
  • объяснить участникам, какие вопросы можно задавать;
  • заменить мессенджер, либо разработать приложение форума;
  • уделить отдельное внимание подготовке и структурированию базы знаний.

Фактически организаторы получили не просто чат на сайте, а новый цифровой сервис сопровождения участников.

Почему это важно для event-индустрии

Большинство мероприятий продолжают решать вопросы навигации и поддержки участников через сотрудников, call-центры, Telegram-чаты и FAQ-разделы.
AI-ассистент позволяет перевести значительную часть этих коммуникаций в автоматизированный формат без потери качества сервиса.

Для организаторов это означает:
  • меньше рутинных обращений,
  • более высокий уровень сервиса,
  • круглосуточную поддержку участников,
  • дополнительную аналитику по интересам аудитории,
  • технологичный образ мероприятия.

Для участников — возможность получать индивидуальные маршруты по программе, рекомендации полезных секций и нужные контакты для решения конкретных бизнес-задач.
«Следующий шаг — переход от реактивной поддержки к проактивному сопровождению участников. Ассистент сможет самостоятельно напоминать о важных событиях программы, информировать об изменениях в расписании, подсказывать релевантные активности и помогать организаторам выявлять наиболее востребованные темы и вопросы аудитории в режиме реального времени», — Анастасия, руководитель проекта в команде Docora AI, CodeInside.

У вас похожий запрос?

Свяжитесь с нами по почте getai@codeinside.ru и мы поможем вам реализовать проект. Ознакомьтесь с другими выполненными проектами по ссылке.
ИИ-агенты